Del albarán firmado a la factura sin teclear: cómo funciona

Para pasar de un albarán firmado a la factura sin teclear, el albarán tiene que nacer ya con todos los datos de la factura (cliente, líneas, precios e impuestos) y el programa tiene que crear la factura en el momento en que el cliente firma. Así lo hace el Sistema FVA, la Factura Verificable Automatizada que he desarrollado para autónomos.

El resto del artículo explica cada paso, qué guarda la firma y cómo elegir cuándo facturar.

El problema: el mismo trabajo se escribe tres veces

En muchos oficios (fontanería, electricidad, reformas, talleres) el día a día es así:

1. Se apunta el trabajo en un parte de papel o en una libreta.
2. Por la noche o a fin de mes, alguien pasa ese parte a un albarán.
3. Después, otra vez, se pasa el albarán a la factura.

Cada paso es una oportunidad de olvidar una línea, cambiar un precio o dejar un trabajo sin cobrar. Y el albarán en papel, sin firma, sirve de poco si el cliente dice que no recibió el material.

La idea: un solo documento que pasa de estado

En lugar de tres documentos, hay uno solo que va cambiando de estado:

• Presupuesto (si lo hay): el cliente lo acepta y firma.
• Albarán: se crea desde el presupuesto o desde cero, con las líneas reales del trabajo.
• Factura: se crea desde el albarán firmado, con los mismos datos.

Como los datos ya están dentro, no hay que volver a escribirlos. Si quieres ver el recorrido completo, lo tienes en la página de FVA para autónomos.

Paso a paso: del trabajo terminado a la factura

1. Terminas el trabajo y abres el albarán en el móvil. Añades o corriges las líneas: material, horas, desplazamiento.
2. El cliente firma en la pantalla, con el dedo. No tiene que instalar nada: firma en el navegador.
3. El programa guarda las evidencias de la firma: fecha, hora, datos de conexión y una huella del documento, para que no se pueda cambiar después sin que se note.
4. Se crea la factura con los datos del albarán, con su número de serie y, si la cuenta lo usa, con el registro preparado para VERI*FACTU.
5. La factura sale sola: por correo al cliente, con enlace para pagarla con tarjeta si tienes activado el cobro online, o por FACe si el cliente es una administración pública.

La guía albarán con firma del cliente en el móvil explica con más detalle qué ve el cliente al firmar.

Cuándo facturar: al firmar, a mano o una vez al mes

No todos los negocios facturan igual. Por eso hay tres formas de trabajar, y se elige en los ajustes de la cuenta:

Modo	Cómo funciona	Para quién encaja
Al firmar (por defecto)	Cada albarán firmado genera su factura	Trabajos sueltos y clientes particulares
Manual	Tú eliges qué albaranes juntas en una factura	Obras con varias visitas
Una al mes por cliente	El día que indiques se factura todo lo firmado	Empresas y administraciones con varios pedidos

En la factura agrupada, cada línea lleva delante el número de su albarán, para que el cliente pueda comprobarlo sin pedirte papeles.

Qué gana el autónomo (sin inventar cifras)

No voy a darte un porcentaje de ahorro, porque depende de cuántos albaranes hagas y de cómo trabajes hoy. Lo que sí cambia, siempre:

• No se teclea dos veces: lo que se apunta en el albarán es lo que se factura.
• Ningún trabajo se queda sin facturar: los albaranes firmados y pendientes aparecen en una lista.
• La firma resuelve dudas: si un cliente discute una entrega, tienes su conformidad con fecha y hora.
• Se cobra antes: la factura sale el mismo día del trabajo, no a fin de mes.

VERI*FACTU y FACe: cómo encaja

VERI*FACTU es el sistema de Hacienda para que las facturas queden registradas de forma que no se puedan alterar. Está regulado en el Real Decreto 1007/2023 y la Agencia Tributaria lo explica en su página de sistemas de facturación. Sobre las fechas: Hacienda anunció el 5/10/2026 que será obligatorio en octubre de 2028 (pendiente de publicarse).

El Sistema FVA está preparado para VERI*FACTU: la factura que nace del albarán se registra igual que cualquier otra. Y si el cliente es un ayuntamiento, la factura puede salir por FACe con los albaranes como anexo. Lo cuento en la guía de facturar a ayuntamientos por FACe.

Qué plan lo incluye

Los albaranes con firma y la factura automática al firmar están en el plan Profesional (24 € al mes o 240 € al año, más IVA). El plan Esencial (9 € al mes) incluye facturas, presupuestos con firma y cobro online, pero no albaranes. Todos empiezan con 30 días de prueba gratis con todas las funciones. Puedes verlo en marcha en la demo de FVA.

Si tu negocio necesita algo más a medida, como conectar los albaranes con tu almacén o con otro programa, eso ya es automatización con IA. Y si te interesa cómo conecto piezas sin exponer datos, mira cómo llevo los contactos de mi web al CRM con n8n.