Factura electrónica a FACe: guía paso a paso para autónomos

Si trabajas para una entidad local, una diputación o cualquier organismo público, tu factura no se manda por correo: se presenta por FACe, el punto de entrada de facturas electrónicas del Ministerio de Hacienda. Esta guía te explica qué necesitas, cómo hacerlo en el portal y qué errores provocan más rechazos.

1. Qué necesitas antes de empezar

Requisito	Para qué sirve
Certificado digital	Firmar la factura (FNMT, DNI electrónico u otro reconocido).
Factura en formato Facturae	Es el formato XML que acepta FACe; un PDF no vale.
Los tres códigos del organismo	Oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora. Te los da el propio organismo en el pedido o contrato.
Número de expediente o pedido	Muchos organismos lo exigen para poder tramitarla.

Los tres códigos son el punto clave: si alguno está mal, la factura llega a otra unidad o se rechaza. Pídelos por escrito al organismo antes de facturar.

2. Pasos para enviar la factura en el portal

1. Genera la factura en formato Facturae con tu programa de facturación o con la aplicación gratuita del Ministerio.
2. Fírmala con tu certificado digital.
3. Entra en face.gob.es → «Proveedores» → «Remitir factura».
4. Sube el archivo firmado y, si quieres, adjuntos (por ejemplo, el albarán firmado).
5. Revisa el resumen que muestra el portal: importe, impuestos y los tres códigos del organismo.
6. Guarda el justificante de registro: es la prueba de la fecha en que presentaste la factura.

Después puedes consultar el estado en el mismo portal: registrada, contabilizada, conformada, pagada o rechazada.

3. Errores comunes y cómo evitarlos

Error	Solución
Códigos del organismo equivocados	Cópialos del pedido o contrato y compruébalos en el buscador de FACe.
Archivo sin firmar o en PDF	Envía siempre el Facturae firmado.
Falta el número de expediente	Pregúntalo antes de facturar y ponlo en la factura.
Certificado caducado	Revisa la fecha de caducidad y renuévalo con tiempo.
Importes que no cuadran	Revisa bases, IVA y retenciones antes de firmar.

Si la rechazan, FACe indica el motivo. Corrige y envía una factura nueva: no reutilices el mismo archivo.

4. Caso práctico: una empresa de reformas que trabaja para una entidad local

Una pequeña empresa de reformas hace obras menores para la entidad local de su municipio. Antes preparaba cada factura a mano, buscaba los códigos en correos antiguos y la subía a FACe. Ahora:

• El presupuesto aceptado se convierte en albarán, que el técnico municipal firma en el móvil.
• La factura se genera sola desde el albarán, con los códigos del organismo guardados en la ficha del cliente.
• El programa la firma y la presenta en FACe, y avisa cuando cambia de estado.

Más ejemplos de automatización por oficio en sectores, y cómo pasar del albarán a la factura sin teclear en este artículo.

5. Checklist para tu primera factura a FACe

• Certificado digital instalado y en vigor.
• Los tres códigos del organismo y el número de expediente.
• Factura en Facturae, firmada.
• Presentación en face.gob.es y justificante guardado.
• Seguimiento del estado hasta que figure como pagada.

6. Si quieres que lo haga tu programa

El Sistema FVA convierte presupuestos en albaranes firmados y facturas automáticas, preparada para VERI*FACTU, y presenta en FACe las facturas a administraciones. Planes: Esencial 9 €/mes, Profesional 24 €/mes y Llave en mano 39 €/mes (+IVA), con prueba gratis de 30 días. Si prefieres aprender a automatizarlo tú, crea tu cuenta gratis en la academia.

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